Informacje o przetwarzaniu danych

W tym miejscu znajdują się informacje na temat sposobu przetwarzania przez nas danych osobowych. Podzieliliśmy je na sekcje odnoszące się do konkretnych grup osób, o których możemy posiadać informacje. Jeżeli nie należysz do żadnej z tych grup to najpewniej nie przetwarzamy twoich danych osobowych. W przypadku wątpliwości, pytań lub uwag możesz kontaktować się z nami pod adresem iod@thermosilesia.pl.

Administratorem danych osobowych jest Thermosilesia sp. z o. o. sp. k. z siedzibą przy al. Walentego Roździeńskiego 188b w Katowicach.

Niezależnie od grupy osób do której należysz posiadasz prawo do uzyskania dostępu do dotyczących ciebie danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia, żądania ograniczenia przetwarzania, a także wniesienia sprzeciwu wobec ich dalszego przetwarzania.

Jeżeli sądzisz, że przetwarzanie przez nas twoich danych osobowych narusza warunki przedstawione w rozporządzeniu o ochronie danych osobowych, prosimy o kontakt pod adresem iod@thermosilesia.pl. Postaramy się wtedy wyjaśnić sytuację. Masz także prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Aby ułatwić ci dostęp do informacji w sprawie twoich danych podzieliliśmy podmioty, których dane przetwarzamy na kilka głównych grup. Możesz należeć jednocześnie do kilku z nich.

Kontrahenci, usługobiorcy, usługodawcy (oraz ich pracownicy)

Na wstępie chcemy powiedzieć, że cieszymy się z naszej współpracy. Aby była ona możliwa potrzebujemy na bieżąco pracować z danymi służbowymi twoich pracowników. W tym zakresie mieszczą się między innymi ich imię, nazwisko, służbowe adresy e-mail i numery telefonu. Podstawą przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes naszej oraz twojej działalności. Nasze firmy działają na wspólnym rynku i musimy mieć możliwość interakcji na poziomie zawodowym. Jeżeli przeprowadzamy ze sobą transakcje kupna-sprzedaży nakładany jest na nas także prawny obowiązek ich rejestrowania. Dane służbowe pracowników zostaną usunięte w momencie kiedy nie będą już istotne dla naszej relacji, ale mogą być przechowywane dłużej na dokumentach księgowych. Podanie danych adresowych i kontaktowych jest wymagane ustawowo w przypadku realizacji transakcji kupna sprzedaży i korzystania z naszych usług. W innych przypadkach ułatwia nam to jedynie interakcje między-firmowe.

Osoby korzystające z serwisu strefa instalatora

W ramach naszej współpracy z kontrahentami udostępniamy możliwość korzystania z platformy sprzedażowej b2b - strefa instalatora. W jej obrębie przetwarzamy informacje potrzebne do obsługi zamówień internetowych składanych w imieniu twojej firmy. Podstawą prawną jest tutaj świadczenie przez nas usługi strefa instalatora zgodnie z warunkami użytkowania serwisu. Zakres przetwarzanych danych to adresy dostaw towaru, informacje o kupującym podawane na potrzeby faktur sprzedaży oraz ewentualne dodatkowe informacje potrzebne do finalizacji umów sprzedaży. Dane te w formie dostępnej dla ciebie online będą przez nas przechowywane do momentu definitywnego zakończenia naszej współpracy. Ze względu na nasze obowiązki prawne mogą być także przechowywane oddzielnie na potrzeby księgowe. W celu realizacji umowy wymagamy podania danych potrzebnych do utworzenia i weryfikacji konta online. Podanie kolejnych danych w następnych częściach serwisu jest dobrowolne, jednak niektóre mogą być wymagane w celu realizacji procesu sprzedaży.

Odbiorcy, nadawcy przesyłek

Potrzebujemy przetwarzać dane osobowe które dotyczą odbiorców i nadawców przesyłek aby móc korzystać z usług pocztowych oraz dostarczać towary. Nie wysyłamy przesyłek pod przypadkowe adresy więc jeżeli otrzymujesz od nas korespondencję lub paczkę to najpewniej istnieje już między nami jakaś relacja. Jeżeli uważasz, że przesyłka jest pomyłką to prosimy o kontakt pod adresem info@thermosilesia.pl. Jeżeli jesteś nadawcą - postaramy się przypisać twoją osobę do jednej z innych wymienionych tu kategorii i przetwarzać je na zasadach w niej wymienionych. W związku z wysyłką twoje dane adresowe są przekazywane i przetwarzane przez wykonawcę usługi pocztowej na potrzeby jej realizacji. Podstawą prawną przetwarzania danych adresowych jest dla nas ustawowy obowiązek wydania towaru, dostarczenia usługi. W przypadku kiedy wysyłamy powiadomienia o płatnościach lub materiały marketingowe podstawą prawną może być także nasz uzasadniony interes prawny - chcemy utrzymać relacje między naszymi firmami oraz zależy nam na tym aby nasze firmy rozliczały się zgodnie z umową. Twoje dane są przetwarzane w tym celu tylko w momencie nadania przesyłki, jednak mogą istnieć także na dokumentach księgowych i w naszych systemach komputerowych. Podanie danych adresowych będzie konieczne w przypadku kiedy mamy zlecić dostarczenie towaru w określone miejsce. Jeżeli wciąż posiadasz wątpliwości w tym temacie to prosimy o kontakt na adres iod@thermosilesia.pl. Dane adresowe mogą być przekazywane dostawcom usług pocztowych w zakresie przewidzianym przez polskie prawo.

Odbiorcy naszych newsletterów

Jeżeli wyrazisz taką chęć, zapiszemy pracowników twojej firmy na newsletter. Każda z osób musi następnie indywidualnie potwierdzić chęć zapisu na newsletter. W celu wykonania tej usługi będziemy przetwarzać adres e-mail osoby, która jest zapisana na newsletter. Podstawą prawną jest tutaj konieczność przetwarzania danych do wywiązania się z umowy. Dostęp do tego zakresu danych będą mieć osoby zajmujące się kampaniami elektronicznymi w naszej firmie. Chcemy także przypomnieć, że każdy ma możliwość w dowolnym momencie indywidualnie wypisać się z listy mailingowej poprzez kliknięcie linku, który zamieszczamy w każdej wiadomości newsletterowej. Adres e-mail w tym kontekście będziemy przetwarzać do 3 miesięcy po wypisaniu go z newslettera. Podanie adresu e-mail jest konieczne do realizacji umowy.

Instalatorzy, dystrybutorzy urządzeń klimatyzacyjnych

Polskie i międzynarodowe prawo w niektórych przypadkach nakłada na podmioty związane z rynkiem klimatyzacji specjalne wymagania. Musimy się do nich stosować, dlatego przechowujemy informacje o certyfikatach, uprawnieniach, a także inne dokumenty wydawane przez oficjalne instytucje państwowe i międzynarodowe. Podstawą prawną jest tutaj nasz prawnie uzasadniony interes - chęć ułatwienia naszym obecnym i potencjalnym kontrahentom dostępu do oferty na regulowanym rynku; oraz obowiązki nakładane przez prawo, głównie ustawę o substancjach zubożających warstwę ozonową oraz niektórych fluorowanych gazach cieplarnianych. Dane te będziemy przechowywać tak długo, jak długo są udostępniane w rejestrze, a prawo wymaga ich rozliczalności. Podanie danych dotyczących certyfikatu f-gaz, jeżeli jeszcze ich nie posiadamy, jest konieczne do realizacji umów sprzedaży niehermetycznie zamkniętych urządzeń klimatyzacyjnych.

Osoby korzystające z usług serwisowych, gwarancyjnych, wsparcia technicznego

Producenci i dystrybutorzy sprzętu z którymi współpracujemy czasami podpisują z nami specjalne umowy serwisowe. Może więc zdarzyć się, że nie będziemy administratorem twoich danych osobowych w przypadku korzystania z takich usług. Jeżeli jednak przetwarzamy twoje dane osobowe jako administrator to będziemy robić to w celu realizacji umowy (naprawy sprzętu) lub na podstawie prawnego obowiązku (np. warunki gwarancji). Dane przetwarzane będą przetwarzane na potrzeby realizacji usługi oraz przechowywane do 10 lat w celu zabezpieczenia dokumentacji na potrzeby roszczeń, a także przez okres trwania gwarancji na wykonaną usługę / dostarczone urządzenie. Podanie danych będzie konieczne w celu realizacji usługi serwisowej lub gwarancyjnej lub udzielenia ci innej formy pomocy.

Potencjalni kontrahenci, usługobiorcy, usługodawcy (oraz ich pracownicy)

Na podstawie swojego prawnie uzasadnionego interesu - prowadzenia działalności gospodarczej - wciąż staramy się docierać do nowych rynków i kontrahentów. Jeżeli uda nam się otrzymać wiarygodną informację na temat twojego potencjalnego zainteresowania nawiązaniem z nami relacji, możemy spróbować się z tobą skontaktować. Dane kontaktowe będziemy przechowywać przez miesiąc podczas prób uzyskania odpowiedzi na nasze zapytanie, a jeżeli okaże się że nie są dla nas istotne - usuniemy je. Kiedy to ty jesteś stroną rozpoczynającą naszą interakcję, będziemy przetwarzać twoje dane do momentu jej zakończenia i przez rozsądny okres w celu zabezpieczenia swoich interesów prawnych (nie dłużej niż 10 lat). Podstawą prawną naszego działania jest nasz uzasadniony prawnie interes - chęć nawiązania z twoją firmą relacji handlowych.

Osoby korzystające z naszych stron internetowych

Jeżeli odwiedzasz nasze strony internetowe będziemy w formie zanonimizowanej przetwarzać twoje interakcje z naszymi usługami w celach statystycznych. Liczy się dla nas to jak długo i w jaki sposób korzystasz z naszych stron. Dzięki temu możemy wyznaczać odpowiednie priorytety dla naszej obecności internetowej i dostosowywać usługi on-line tak, aby zapewnić użytkownikom odpowiedni dostęp do informacji. Podstawą tego przetwarzania jest nasz uzasadniony prawnie interes - badanie wykorzystania dostarczanych przez nas usług elektronicznych. Zebrane w ten sposób dane nie posłużą do generowania reklam bazujących na twoim zachowaniu w sieci. Dane są przechowywane przez 26 miesięcy od czasu twojej ostatniej interakcji z naszymi stronami.

Osoby fizyczne

Kiedy cel przetwarzania przez nas twoich danych jest inny niż relacje handlowe i jesteś osobą fizyczną niepowiązaną z normalnym procesem kupna-sprzedaży / usługami wsparcia i serwisu to przygotowaliśmy dla ciebie oddzielną informację, która powinna dotrzeć w twoje ręce w momencie gdy uzyskaliśmy twoje dane osobowe. Jeżeli tak się nie stało prosimy o kontakt pod adresem iod@thermosilesia.pl. W treści zapytania prosimy o zawarcie informacji o tym kiedy i w jaki sposób dane zostały nam, lub powinny były zostać nam udostępnione.

Podstawy prawne

  • Rozporządzenie parlamentu europejskiego i rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych)
  • Ustawa z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. 2018 poz. 1000)
  • Ustawa z dnia 6 marca 2018 r. Prawo przedsiębiorców (Dz.U. 2018 poz. 646)
  • Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. 2004 nr 54 poz. 535 z późn. zm.)
  • Ustawa z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (Dz.U. 2012 poz. 1529 z późn. zm.)
  • Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy. (Dz.U. 1974 nr 24 poz. 141 z późn. zm.)
  • Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny. (Dz.U. 1964 nr 16 poz. 93 z późn. zm.)